¿Qué es SharePoint y para qué sirve?

Introducción a SharePoint

SharePoint se ha consolidado como una herramienta fundamental para la gestión documental, la automatización de procesos y la creación de intranets corporativas. Su integración con Microsoft 365 y su capacidad de personalización la posicionan como una de las plataformas más valoradas en el entorno empresarial. En este artículo, exploraremos con detalle qué es SharePoint, cómo ha evolucionado y cuáles son sus características más sobresalientes.

¿Qué es SharePoint?

Plataforma de colaboración empresarial

SharePoint , desarrollado por Microsoft, es una plataforma de colaboración empresarial que permite crear espacios de trabajo digitales donde los equipos pueden compartir documentos, gestionar contenido, automatizar flujos de trabajo y construir intranets modernas. Su flexibilidad permite adaptarlo tanto a pequeños departamentos como a grandes organizaciones, facilitando la colaboración interna y la eficiencia operativa.. Está completamente integrada con Microsoft 365, lo que permite una experiencia unificada junto a herramientas como Teams, Outlook, OneDrive y Word.

Más allá de ser un simple gestor documental, SharePoint actúa como un entorno digital donde es posible construir portales de empleados, automatizar flujos de trabajo y fomentar una cultura colaborativa en torno a la información corporativa.

Solución adaptable a cualquier empresa

SharePoint se adapta tanto a pequeñas empresas que necesitan una solución centralizada para sus archivos, como a grandes corporaciones que requieren intranets complejas, procesos personalizados y altos estándares de seguridad. Gracias a su flexibilidad y escalabilidad, se ha consolidado como una de las herramientas más potentes del mercado en su categoría.

¿Para qué sirve SharePoint?

Centralizar la información corporativa

Uno de los principales usos de SharePoint es actuar como un repositorio único de documentos. En lugar de tener archivos dispersos en correos, carpetas locales o herramientas externas, SharePoint permite almacenarlos en bibliotecas organizadas, accesibles desde cualquier lugar con permisos controlados.

Esta centralización facilita la búsqueda eficiente de información, evita duplicidades y mejora la productividad al reducir el tiempo que los empleados invierten en encontrar lo que necesitan.

Fomentar la colaboración entre equipos

SharePoint permite crear sitios colaborativos por proyecto, departamento o área funcional. En estos espacios, los usuarios pueden compartir archivos, dejar comentarios, asignar tareas o acceder a recursos comunes, todo en un entorno seguro y bien estructurado.

Además, al integrarse con Microsoft Teams, es posible llevar esa colaboración al siguiente nivel: chats, reuniones, coautoría en documentos y notificaciones en tiempo real se combinan con la estructura de SharePoint para crear una experiencia colaborativa integral.

Automatizar procesos internos

Gracias a su integración con Power Automate, SharePoint permite diseñar y ejecutar flujos de trabajo automáticos. Por ejemplo, se pueden crear procesos de aprobación de documentos, notificaciones cuando se actualiza un archivo o tareas automáticas al cargar un informe.

Esta automatización reduce la carga operativa y los errores manuales, lo que permite que los equipos se enfoquen en tareas de mayor valor.

Crear intranets y portales internos

SharePoint también destaca como una herramienta para la creación de intranets corporativas. Con una interfaz moderna y adaptable, permite construir portales internos que sirven como punto de acceso único a noticias, recursos, aplicaciones, políticas internas, calendarios y más.

Estas intranets refuerzan la comunicación interna, alinean a los equipos con los objetivos de la empresa y mejoran la experiencia digital del empleado.

Características Principales de SharePoint

Las funciones clave de SharePoint incluyen:

• Gestión Documental Avanzada: Permite almacenar, organizar y compartir documentos con control de versiones, metadatos personalizados, coautoría y aprobaciones.
• Sitios de Comunicación y Equipos: Puedes crear sitios web internos para compartir noticias, recursos, documentos y herramientas entre departamentos o proyectos.
• Listas Personalizadas: Para gestionar información estructurada como registros, solicitudes, inventarios, etc., con formularios personalizables y vistas filtradas.

Creación de Páginas: Tan Fácil como en WordPress

Una de las características más valoradas de SharePoint es su editor visual de páginas, que permite crear contenido atractivo sin necesidad de conocimientos técnicos. Al igual que en WordPress, puedes construir páginas con una interfaz de arrastrar y soltar, utilizando componentes visuales llamados web parts.

Estas páginas pueden incluir textos✍️ , imágenes, vídeos, documentos, botones, formularios, noticias y más. Todo con diseño adaptable (responsive), ideal para mostrar correctamente en móviles y equipos de escritorio. Además, puedes:

• Elegir entre diferentes plantillas prediseñadas.
• Personalizar la estructura con secciones en columnas.
• Insertar contenido dinámico como documentos recientes o eventos próximos.
• Agregar elementos interactivos como formularios de Microsoft Forms o Power Apps.

Aunque SharePoint y WordPress están diseñados para fines diferentes, la experiencia de edición moderna de SharePoint recuerda mucho a la facilidad de uso de WordPress, lo que reduce la curva de aprendizaje para los usuarios no técnicos.

Control de versiones y permisos

SharePoint guarda automáticamente versiones anteriores de los documentos, lo que permite recuperar cambios o ver el historial de modificaciones. Además, ofrece control granular de permisos, permitiendo definir quién puede ver, editar o eliminar un archivo, carpeta o sección completa.

Integración con Microsoft 365

Uno de los mayores puntos fuertes de SharePoint es su profunda integración con Microsoft 365. Desde editar documentos de Word directamente en el navegador, hasta vincular tareas con Planner o recibir alertas por Outlook, todo el ecosistema está conectado para brindar una experiencia fluida y productiva.

Accesibilidad y trabajo remoto

Al estar basado en la nube, SharePoint permite acceder a los contenidos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto lo convierte en una herramienta clave para el teletrabajo y las dinámicas de trabajo híbridas, donde los empleados requieren acceso constante y seguro a los recursos corporativos.

¿Quién utiliza SharePoint?

SharePoint está diseñado para organizaciones de todos los tamaños que buscan una plataforma confiable para gestionar su información y fomentar la colaboración. Desde departamentos de recursos humanos que lo utilizan para publicar manuales y políticas internas, hasta áreas legales que gestionan contratos con control de versiones y flujos de aprobación, la versatilidad de SharePoint lo convierte en una solución transversal.

También es ampliamente adoptado por empresas que necesitan cumplir normativas, ya que permite auditar accesos, aplicar políticas de retención documental y mantener trazabilidad completa de los documentos.

Ventajas de implementar SharePoint en tu empresa

Implementar SharePoint aporta beneficios tangibles a nivel organizativo:

• Mayor productividad, al facilitar el acceso y la colaboración en documentos.
• Seguridad reforzada, con permisos personalizados y cumplimiento normativo.
• Ahorro de tiempo, gracias a flujos automatizados y centralización de recursos.
• Escalabilidad, adaptándose al crecimiento y evolución de la empresa.

Además, al ser parte del ecosistema Microsoft, permite aprovechar al máximo las licencias existentes y minimizar la necesidad de herramientas externas.

Conclusión

SharePoint es mucho más que un gestor documental. Es una plataforma completa para gestionar información, facilitar el trabajo en equipo y construir entornos digitales alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Su capacidad para adaptarse a distintos contextos y su integración con Microsoft 365 lo convierten en una solución clave para cualquier organización que quiera avanzar en su transformación digital.

Si tu empresa necesita una herramienta potente, segura y flexible para gestionar el conocimiento interno y potenciar la colaboración, SharePoint es una opción que merece ser considerada.

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